İşletmelerde müşterilere yapılmakta olan satışlara ve tedarikçilere ödenen ücretlerden dolayı kesilen faturalar ve bu faturaların işlenmesinden ürünlerin stok takibi yapılmasına kadar yani denen o ki bir şirketin bütün mali işlemlerinin kayıt altına alınması sürecine ön muhasebe denilir. Banka hesap takipleri, masraf takipleri genel olarak ön muhasebenin esas aşamalarını oluşturmaktadır.
Ön muhasebede yapılan işlemler nelerdir?
Ön muhasebenin neler yapmakta olduğunu sorusunu soruyorsak, ön muhasebe işlemlerinin görev alanlarını başlıklara ayırarak sorumuza bir cevap alabiliriz. Ön muhasebe işlemleri genelde 6 farklı süreç içerir. Bu işlemlerse şunlardır:
- Cari hesap takibi: Şirketlerin, müşterilerinden aldığı tahsilatların ve tedarikçilerine yaptıkları ödemelerin hesapların tamamı cari hesapları oluşturur. Ön muhasebe işlemlerinin bu sürecinde borç ve alacakları ayrıntılı bir şekilde incelenerek ödeme ve tahsilat işlemleri için gerekli olan mutabakatlar yapılır.
- Fatura ve irsaliye takibi: Satışlarda ve alışlarda işlem gerçekleştirirken fatura ve irsaliyelerin takipleri oldukça önem arz eder. Fatura ve irsaliye takiplerinin düzenli yapılması sayesinde şirketler, uzun vadede büyük fayda sağlamış olur.
- Stok ve depo takibi: Stok takiplerinin düzenli olarak yapılması sayesinde, ürünlerin satış miktarlarında karşılaştırmalar yapılmasını sağlamaktadır. Böylelikle şirket yöneticileri hangi ürünlere yoğunlaşılması gerektiği hakkında önsezilere sahip olur. Bunun haricinde depo takibiyle bitik stok seviyelerini belirleyerek takviye ürünler gönderilebilmesini sağlar.
- Çek ve senet takibi: Bir şirket, nakit kullanarak alışveriş yapmadığı durumlarda, ödemelerini senet ya da çek ile de almayı tercih edebilmektedir. Karşımıza böyle durumlar çıktığında ön muhasebeyle çek senet takibi yapılabilmektedir. Senetlerin vade tarihleri ile takip edilmesi nakit akışına dair çıkarımlarda bulunmak için önemlidir.
- Çalışan takibi: Çalışanlarla birlikte yapılan işlemlerde avans, maaş, prim ve vergi giderleri gibi unsurları takip ederek ödemelerin ona göre planlanması oldukça önemlidir.
- Kasa ve banka hesabı takibi: Ön muhasebe işlemlerinin altıncı ve son başlığıysa şöyle; banka hesap takipleri, bankaya yatırılmakta olan ve bankadan çekilen paralar, ödenen çekler, yapılan veyahut gelen havaleler gibi işlemlerin takiplerini kapsamaktadır. Şirketin nakit akışının yönetilmesi açısından oldukça önemlidir.
Ön muhasebe nasıl tutulur?
Yukarda saymış olduğumuz bu bütün işlemler, ön muhasebenin genel olarak kapsamış olduğu alanlarla ilgiliydi. Ön muhasebe işlemleri, şirketin açık öngörülere sahip olabilmesi ve önemli çıkarımlarda bulunabilmesi için önemlidir. Bu önemli işlemlerin doğru ve yönetmeliklere de uygun bir biçimde yapılmış olmasına dikkat edilmesi gerekmektedir. Ön muhasebenin tutulmasında yaygın olarak kullanılan 3 yöntem bulunmaktadır.
- Defter kullanmak: Bu yöntemlerden ilkiyse en geleneksel hale gelen ve halk arasında da bakkal hesabı olarak bilinen işletme defteri kullanarak muhasebe tutma yöntemidir. Gelişen ve gelişmekte olan teknolojilerle birlikte popülerliğini kaybetmiş bu yöntemde, tüm işlemler bir defterde muhafaza edilir. Kaydedilen sayfalara ihtiyaç duyulduğunda o sayfaları bulabilmek için uzun bir uğraş verilir. Ayrıca bu yöntemde, defterin yırtılması veya kaybolması gibi risklere de davet açmaktadır.
- Excel vb. karmaşık programlar kullanmak: İkinci yöntemse Excel’e kaydetme yöntemidir. Bu yöntem deftere göre işletmelerin işini biraz daha kolaylaştırmakta olsa da işin içine formüller ve fonksiyonların girmesiyle birçok kişi için karmaşık bir hal alabiliyor. Excel kullanmada iyi olmayan kişiler, istediği rapor veya tabloları hazırlayabilmek için oldukça vakit harcamak zorunda kalabilir. Excel’in diğer bir zorluğu ise yıllar boyunca tutulmuş tablolar ve verilerden dolayı birçok benzer dosyanın oluşmaya başlamasıyla daha önce yapılmış olan işlemleri aramaya çalışmanın oldukça zorlu hale gelebilmesidir.
- Ön muhasebe yazılımı kullanmak: Organizasyonda muhasebe departmanı bulundurmakta olan işletmeler, ön muhasebe işlemlerini içeride kolaylıkla çözebilmekte. Fakat artık bu işlemler için bir departman kurmaya bile gerek duyulmamakta. Birçok ön yazılım programıyla günlük muhasebe işlemlerini kolaylıkla yönetilebilmektedir.
Ön muhasebe tutarken dikkat edilmesi gerekenler nelerdir?
- Ön muhasebe işlemleri, yasalara uygun bir biçimde uygulanmalı ve uygulanırken elde edilmekte olan verilere daha sonrasında ihtiyaç duyulacağın unutulmamalıdır. Harcama ve giderlerle ilgili tüm belgelerle programlar dikkat ve titizlikle işlenmelidir.
- Kaybolmaların önüne geçilebilmesi için kesilen her fatura için bir kopyası koçanda bir kopyasının da klasörde kalması şirketin yararına olacaktır.
- Halihazırda çalıştırılan, işe yeni alınmış veya işten ayrılmış kişilerin, işten ayrılış belgeleri de dahil olmak üzere tüm evrakları ayrı ayrı takip edilmelidir.
- Ticaret Kanununda evraklar 10 yıl, vergi kanunlarında da 5 yıl saklanmak zorundadır. Bu nedenle gerekli saklama koşulu ve sistemlerinin oluşturulması önem arz etmektedir.
